Dossier des membres du personnel : combien de temps faut-il conserver les données ?

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André reçoit de son ex-collaborateur un courriel au terme duquel il lui est demandé de communiquer l’ensemble des données encore détenues à son sujet. Instinctivement, il répond qu’il ne possède plus aucune donnée, celles-ci ayant été détruites deux ans après son départ de l’entreprise. Quelques minutes plus tard, il se voit notifier, toujours par courrier électronique, une mise en demeure de remettre sans délai ces données, avec la mention expresse du fait que la durée légale de conservation n’aurait pas été respectée. En clair, son ex-employé lui reproche d’avoir détruit ces données trop tôt.

Henri déboussolé par cette thématique qui le dépasse, contacte son contemporain Jacques qui vient de prendre sa retraite après avoir exercé durant 30 ans l’activité de responsable des ressources humaines d’une multinationale helvétique. Voici la réponse qui lui est formulée.

Le principe de base consiste à effacer les données lorsqu’elles ne sont plus nécessaires. Il est conseillé de trier tous les deux ans les dossiers du personnel afin d’en retirer les documents inutiles pour respecter le principe de proportionnalité.

Déterminer ce qui est utile ou inutile n’est pas chose aisée. Certaines règles du droit des assurances sociales ou du droit fiscal peuvent imposer de conserver les données parfois même après la fin des rapports de travail. Quant aux données liées à des prétentions financières découlant du contrat de travail, elles doivent être conservées durant le délai de prescription. Finalement, toutes les données nécessaires à l’exécution du contrat de travail peuvent être conservées le temps que dure ce contrat. À défaut de se trouver dans l’un des cas de figure précités, les données doivent être détruites. En bref donc, tout va dépendre de la situation concrète.

À titre exemplatif, les documents relatifs à un congé maternité datant de plusieurs années n’ont pas de raison d’être conservés 15 plus tard, car ils sont inutiles à l’exécution du contrat de travail.

Le plus simple serait de ménager un accès à un outil internet qui propose à chaque collaborateur de consulter entre autres les informations personnelles, le décompte de salaire, ainsi que le certificat de salaire. Ainsi le collaborateur pourrait connaître en tout temps le contenu des informations détenues à son sujet et se manifester s’il souhaite en obtenir la destruction. Une pesée d’intérêts serait ensuite réalisée par l’employeur et en cas de litige, l’autorité compétente pourrait trancher en définitive.